הכר את הדירקטורית- איילת ארז

איילת ארז, ספרי לנו על עצמך

שאלו אותי לאחרונה “איך אני מצליחה להתמודד עם מה שקורה סביבנו” ועניתי שהאסקפיזם שלי הוא העבודה והעובדה שיש לנו אתגר ענק להטמיע מערכת תלמידים חדשה באוניברסיטה.

כיום אני ראש אגף מנהל סטודנטים. האגף מטפל במכלול החיים של הסטודנטים מרגע התעניינותם בלימודים ועד סיום התואר. האגף אחראי על כל הצד האדמיניסטרטיבי בחיי המועמד והסטודנט, החל מייעוץ בבחירת חוג לימודים, תהליך הרישום המיון והקבלה, דרך טיפול במערכות הלימודים של הסטודנטים וגביית שכר הלימוד עד סיום התואר. כמו כן, האגף אחראי על המוקד הטלפוני שנותן  מענה לכל שאלה הקשורה לעולם התלמידים.

לפני חמש שנים האגף נבנה מחדש לאחר שפורק ופוזר בין יחידות שונות באוניברסיטה: עד לכניסתי לתפקיד המדורים השונים היו מפוזרים , דבר  שהיה לא נכון עבור הסטודנטים והמועמדים.  בנינו מחדש את האגף עם שתי מחלקות – אחת המטפלת בכל הקשור לרישום וקבלה, והשנייה מטפלת בגביית שכר לימוד ובתכניות הלימודים. כמו שציינתי קודם, בימים אלו אנו מטמיעים מערכת תלמידים חדשה, מערכת שתחליף את מערכות התלמידים המרובות והישנות שנבנו לפני עשרות שנים. המערכת הנוכחית אמורה לעלות בדמצבר הקרוב וזו מערכת גדולה ומורכבת עם בסיס נתונים אחד, מקוונת, עם חוויית משתמש טובה, תשתיות מתקדמות ולמעשה זו המערכת הגדולה ביותר שהוחלפה באוניברסיטה. המערכת תשמש את הסטודנטים, המועמדים, והסגל המנהלי והאקדמי ותתממשק עם יתר המערכות באוניברסיטה. אנחנו כבר שלש שנים באפיונים, פיתוחים ובדיקות ויש שת”פ מעולה עם מערכות מידע שעושים ככל שניתן לספק את הבקשות שלנו להגיע לעליה לאוויר עם כמה שפחות פערים ותקלות. האגף למנהל סטודנטים מטפל במשאב הכי יקר לאוניברסיטה וככזה הוא מחובר ליחידות מטה רבות ועובד בשת”פ מצויין גם עם היחידות האקדמיות. קיימת הבנה שהסטודנטים והמועמדים הם הלקוחות ועלינו לתת שרות מקצועי ושקוף.  

 אוניברסיטאות אחרות נושאות עיניהן אלינו לראות כיצד המערכת תוטמע אצלנו.

עברתי תפקידים רבים באוניברסיטה, תפקידי הקודמים היו:  דיקנית המשנה של הפקולטה למשפטים, עוזרת בכירה של סגנית נשיא ומנכלי”ת, ראש מדור חשבונות סטודנטים, כלכלנית ברשות לקרנות והשקעות של האוניברסיטה, ראש צוות במדור לקבלת תלמידים והמנהלת האדמיניסטרטיבית של המכון למדעי המחשב והמחלקה למתמטיקה.  הרומן שלי עם האוניברסיטה התחיל דווקא מהכובע של סטודנטית, ב-1987 כאשר דרכתי בקמפוס לראשונה בזמן לימודי לתואר ראשון בכלכלה ויחב”ל. את התואר השני עשיתי גם כן באוניברסיטה העברית, במנהל עסקים.

בצבא הייתי מ”פ של טירוניות ומפקדת בקורס קצינות, שרתתי ארבע שנים בבסיס של בנות (בה”ד 12) , השרות היה מאוד אינטנסיבי. שבוע אחרי שהשתחררתי התחלתי ללמוד והפער בין הצבא לעולם האקדמי היה שוק עבורי. באוניברסיטה פגשתי את בן זוגי, שנינו הגענו ללמוד בעברית מהצפון הרחוק, בזכות הרמה האקדמית הגבוהה והחוקרים המעולים שלימדו פה.  

במהלך השנים היינו בשליחויות בלונדון ובאוסטרליה, במסגרת עבודתו של בעלי כנספח מסחרי של ישראל. בזמן השהות באוסטרליה, עזרתי להקים את המטה של ECI טלקום , בלונדון עבדתי עם שוחרי האוניברסיטה העברית בבריטניה, שם  הקמתי תא בוגרי העברית – הפקנו אירועים רבים וחיברנו את הבוגרים לאוניברסיטה.

מה אנחנו לא יודעים עליך?

נולדתי בזיכרון יעקב למשפחה  שעלתה לארץ מתימן ב-1912, מסיבות דתיות. כמו כל תושבי זכרון יעקב היינו חקלאים שעוסקים בגידולי ענבי יין. את הענבים שבצרנו בעמל רב הובלנו ליקב “כרמל מזרחי” בזכרון , אז החקלאות היתה ענף שפירנס בכבוד. כל המשפחה עבדה בחקלאות, התחלתי לנהוג בטרקטור כבר בגיל 12 והובלתי עגלות עמוסות ענבים ליקב, התקופה היתה כמו בשיר “ימי בנימינה” של אהוד מנור. לצערי היום העבודה בחקלאות לא מצליחה לפרנס משפחות כמו בעבר והכרמים שלנו מוחכרים לחלאים אחרים במושבה. אני מאוד מקווה לחזור לגור בזכרון בעתיד.

יש לי ארבעה ילדים, שלושה מתוכם סטודנטים באוניברסיטה העברית. הרביעית היא תצפיתנית בעזה, בבסיס רעים. למזלנו הגדול, בשבת השחורה הייתה בבית, אבל חברות שלה נחטפו ונרצחו. שני הבנים שלי עשו מילואים, אחד עדיין במילואים (פספס שנת לימודים) והם חוו דברים לא פשוטים. לצערי, זו המציאות של כולנו.  הילדים שלי הם הדבר שאני הכי גאה בו

אני מאוד אוהבת לשחק כדורסל, כבר מגיל צעיר שיחקתי בנבחרת הכדורסל של מכבי זכרון, הייתי בין מקימי קבוצת הכדורסל נשים של האוניברסיטה בליגה למקומות עבודה. אוהבת לקרוא ומידי פעם לצפות בסדרות קוריאניות.

אם הייתי צריכה להעיד על עצמי, הייתי אומרת שאני אוהבת אנשים ואתגרים, כשאני מאוד מאמינה במשהו , גם אם המשימה נראית בלתי אפשרית, אני מקבלת כוחות ומוטיבציה להשיג את היעד.  

מה הכי חשוב לך לקדם במסגרת תפקידך כדירקטור?

קודם כל להביא את הניסיון שלי בניהול ושירות ולהצליח לגייס כמה שיותר חברים לקופה. העמיתים הם הדלק של הקופה, ככה אני גם תמיד אומרת במסגרת התפקיד שלי- התלמידים הם המשאב הכי חשוב לאוניברסיטה, הם יהיו החוקרים פורצי הדרך ומעצבי המדיניות של המדינה בכל התחומים.

בנוסף, חשוב לי שהקופה תמשיך לתפקד כפי שהיא פועלת היום, לעבוד בשקיפות מול העמיתים, ולהעניק שירות בצורה הטובה ביותר. בכלל, נושא השירות הוא נושא שזורם בדמי לאור הניסיון המקצועי שלי, ובעיני זה חלק מאוד חשוב בהצלחה שלנו.

כחברה בוועדת השיווק בקופה, אני נחשפת כל פעם לשיטות שיווק שלא הכרתי ורעיונות יצירתיים. צוות השיווק בחברה הוא מצוין, הנושאים שדנים בהם מעניינים ואני מרגישה שאני עדיין בתהליך למידה ורואה את המוטיבציה של הצוות לגייס לקוחות חדשים.

אם הינו לוקחים אותך אחורה בזמן… מה היית עושה אחרת?

מבלה הרבה יותר זמן עם הילדים שלי.

למה את מייחלת שיקרה בעתיד?

אני מתפללת שהשבויים יחזרו. מגיע לנו קצת שקט ושלום. אני מייחלת שהחיילים יחזרו בשלום ושנחיה טוב עם שכנינו.

עצה פיננסית להווה שתהיה שווה זהב בעתיד?

תיקחו את הכספים שלכם, תשקיעו בקרן של עובדי האוניברסיטה, ותודו לנו אחר-כך. אנחנו, העמיתים, מנהלים את הכספים שלנו, זו קרן משפחתית. מדובר בקרן מצוינת שמתנהלת מעולה, עם צוות השקעות מקצועי ועובדים מסורים ואכפתיים.